Privacyverklaring
Gebruik van gegevens voor programma’s
De Stichting Fulbright Commission the Netherlands verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van de programma’s die het uitvoert en verkrijgt deze gegevens niet alleen van de deelnemers aan de programma’s, maar ook van personen en organisaties die geen onderdeel zijn van de Stichting Fulbright Commission the Netherlands. De Stichting Fulbright Commission the Netherlands stelt ten behoeve van de uitvoering van de verschillende programma’s persoonsgegevens ter beschikking aan externe instellingen en personen.
Aanvraagdossiers (digitaal of op papier) omvatten in de regel ook referentie- en aanbevelingsbrieven. Deze worden na ontvangst onderdeel van het persoonsdossier, evenals andere documenten zoals cijferlijsten, testscores, gezondheidsverklaringen. Ieder die wil deelnemen aan een programma van de Stichting Fulbright Commission the Netherlands gaat ermee akkoord dat zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen door de Stichting Fulbright Commission the Netherlands.
Externe adviseurs en adviesorganen
De Stichting Fulbright Commission the Netherlands laat zich adviseren door externe organisaties, zoals de KNAW en NWO, en door individuele experts die zitting nemen in de selectiecommissies. Deze organisaties en individuen krijgen de beschikking over de gegevens van de aanvragers voor zover dat nodig is om tot een afgewogen oordeel over de aanvraag te komen.
Sponsoren en externe financiers
Personen die een beurs aanvragen die niet uit de eigen middelen van De Stichting Fulbright Commission the Netherlands wordt gefinancierd, dan wel ermee instemmen dat hun aanvraag voor financiering aan externe organisaties wordt voorgelegd, gaan ermee akkoord dat hun persoonsgegevens aan deze externe organisaties ter beschikking worden gesteld. Voor Fulbright beurzen in het algemeen geldt dat een aantal beurzen door externe financiers worden bekostigd en dat aanvragen aan deze sponsoren zullen worden verstrekt.
Instellingen in de V.S.
Ten behoeve van de uitvoering van de programma’s stelt de Stichting Fulbright Commission the Netherlands persoonsgegevens ter beschikking aan instellingen voor hoger onderwijs en andere instellingen en organisaties in de Verenigde Staten, waar de privacyvoorschriften van de Europese Unie niet van kracht zijn. Het indienen van een aanvraag voor deelname aan een programma houdt automatisch ook in dat de aanvrager ermee instemt dat zijn persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld aan deze instellingen. De Stichting Fulbright Commission the Netherlands draagt geen verantwoordelijkheid voor de wijze waarop de privacy is geregeld door deze instellingen.
Verwerking persoonsgegevens
Na ontvangst van een aanvraag, die in de regel bestaat uit een aanvraagformulier, cijferlijsten, aanbevelingsbrieven, motivatiebrief, curriculum vitae en eventuele ondersteunende documenten of bestanden zoals persoonlijk essay, al dan niet in digitale vorm, wordt een klein aantal basisgegevens opgeslagen in een geautomatiseerd bestand. Het aanvraagdossier zelf wordt als één geheel bewaard en indien nodig vermenigvuldigd, in zijn geheel of gedeeltelijk, voor doorzending aan leden van de selectiecommissie of adviserende organen.
Na afronding van de selectie worden de aanvraagdossiers in hun geheel bewaard in de Stichting Fulbright Commission the Netherlands. Exemplaren die zijn verzonden aan individuele experts worden na afronding van de selectie ingenomen en vernietigd, indien op papier. Indien online beschikbaar gesteld worden de dossiers online verwijderd. Voor exemplaren verzonden aan adviserende organisaties draagt de betreffende organisatie de verdere verantwoordelijkheid.
Aanvraagdossiers worden de afloop van de beursperiode nog enige tijd bewaard. Daarna worden zowel papieren als digitale aanvragen vernietigd. Tot 2019 zijn aanvragen overgebracht naar het archief van het Roosevelt Study Center in Middelburg waar zij worden opgeslagen en zijn te raadplegen voor wetenschappelijk en historisch onderzoek. Publicatie van persoonsgegevens op grond van dergelijk wetenschappelijk onderzoek is alleen toegestaan na voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
De basisgegevens die zijn opgeslagen in het databestand van de Stichting Fulbright Commission the Netherlands worden permanent bewaard om bij een eventuele volgende aanvraag tot een juist oordeel te komen over de aanvraag. Ook kunnen deze gegevens gebruikt worden om het actuele adres van betrokkene te achterhalen ten behoeve van vieringen, deelname aan netwerken en wetenschappelijk onderzoek.
Verkoop van persoonsgegevens
Persoonsgegevens van aanvragers worden nooit verkocht aan derden. Evenmin worden zij ter beschikking gesteld aan de media. Indien journalisten verzoeken in contact te komen met (ex-)deelnemers aan de programma’s van de Stichting Fulbright Commission the Netherlands, dan verstrekt de Stichting Fulbright Commission the Netherlands alleen de persoonsgegevens na voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. In de regel zal de Stichting Fulbright Commission the Netherlands de betrokkene vragen zelf contact op te nemen met de journalist die om de gegevens heeft gevraagd.
Aanbevelingsbrieven
Aanbevelingsbrieven worden nooit toegezonden aan de persoon die ze betreffen, tenzij na uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de persoon die de brief heeft geschreven. Evenmin worden aanbevelingsbrieven verzonden aan andere personen of organisaties dan waarvoor ze zijn bedoeld, tenzij na uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de persoon die de brief heeft geschreven.
Gebruik gegevens van bezoekers van de websites
De Stichting Fulbright Commission the Netherlands herleidt bezoekgegevens aan de door de Commission beheerde websites www.fulbright.nl en www.studereninamerika.nl niet tot personen. De website maakt gebruik van analytische cookies via Google Analytics. Hierbij worden geen persoonsgegevens verzameld. Om de privacy van websitebezoekers in Google Analytics te garanderen heeft de Fulbright Commission privacy-beschermende maatregelen genomen zoals het afsluiten van een verwerkersovereenkomst met Google, en het maskeren van het laatste octet van het IP-adres. De via Google Analytics verzamelde gegevens worden niet met Google gedeeld, noch voor analytische, noch voor advertentiedoeleinden. Google Analytics wordt niet gebruikt in combinatie met andere Google diensten.
Nieuwsbrieven en mailinglijsten
Van ieder die zich aanmeldt voor een door de Stichting Fulbright Commission the Netherlands geproduceerde en gedistribueerde nieuwsbrief worden de persoonsgegevens opgeslagen in een geautomatiseerde bestand. Iedere abonnee kan zich op elk moment afmelden. Indien de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt, zoals deelname aan een programma of afname van een dienst, dan zullen de persoonsgegevens uit het bestand worden verwijderd. De Stichting Fulbright Commission the Netherlands plaatst gegevens van personen die informatie vragen, die niet direct beschikbaar is, op mailinglijsten voor toekomstig gebruik en zal ieder verzoek om de gegevens uit een dergelijke lijst te verwijderen direct honoreren.
Persoonsgegevens van andere personen dan (aspirant-)deelnemers
De Stichting Fulbright Commission the Netherlands verwerkt en slaat niet alleen gegevens op van (aspirant-)deelnemers aan programma’s en afnemers van specifieke dienstverlening, maar ook van personen binnen organisaties en bedrijven waarmee een werkrelatie wordt onderhouden. Deze gegevens worden bewaard voor zover dit voor de uitvoering van werkzaamheden nuttig en nodig is. Het betreft over het algemeen slechts die gegevens die nodig zijn om de persoon binnen het bedrijf of organisatie te kunnen bereiken en de eventuele correspondentie die met betrokkene is gevoerd.
Toestemming van ouder(s) of voogd
In geval een persoon die de leeftijd van 18 jaren nog niet heeft bereikt een aanvraag indient voor deelname aan een van de programma’s, zal de ouder(s) of voogd om schriftelijke instemming worden gevraagd. Deze instemming betekent dat de ouder(s) of voogd te kennen geeft deze privacyverklaring te kennen.
Jouw rechten
Je hebt het recht om de Fulbright Commission te verzoeken om inzage in jouw persoonsgegevens (‘inzagerecht’) of om deze te corrigeren of aan te vullen als deze onjuist of onvolledig zijn (‘recht op rectificatie’).
Onder omstandigheden kun je ons ook verzoeken om:
- jouw persoonsgegevens te wissen (‘recht op vergetelheid’) bijvoorbeeld als je een door jou eerder gegeven toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking is;
- de verwerking daarvan te beperken (‘recht op beperking’); of
- om gebruik te maken van het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
Het recht op gegevensoverdraagbaarheid geldt alleen voor gegevens die de Fulbright Commission van jou heeft ontvangen en als de Fulbright Commission die gegevens digitaal verwerkt omdat je daarvoor toestemming hebt gegeven of om een overeenkomst met jou uit te voeren.
Je kunt voorts bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens op grond van gerechtvaardigd belang vanwege met jouw specifieke situatie verband houdende redenen of wanneer wij die persoonsgegevens gebruiken ten behoeve van direct marketing.
De Fulbright Commission wijst er op dat de hiervoor genoemde rechten uit de AVG niet absoluut zijn. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin wij niet (volledig) aan jouw verzoek voldoen bijvoorbeeld omdat er een uitzonderingsgrond uit de AVG of uit de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing is. Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan een situatie dat een beperking van jouw recht nodig is om de rechten en vrijheden van anderen, waaronder de Fulbright Commission, te beschermen.
Je kunt een verzoek om jouw rechten uit te oefenen sturen naar info@fulbright.nl of per post Fulbright Commission the Netherlands, Nieuwezijds Voorburgwal 19, 1012 RC Amsterdam, ter attentie van Privacy officer. Wij kunnen je om aanvullend bewijs van jouw identiteit vragen om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan. Dit ter bescherming van jouw privacy.
Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder voor gegevensbescherming als je van mening bent dat wij jouw persoonsgegevens niet overeenkomstig de AVG verwerken.
In Nederland is de toezichthouder voor gegevensbescherming:
Autoriteit Persoonsgegevens
Website: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Postadres: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
Amsterdam, januari 2022