Naar de VS

Privacyverklaring Campus Scholarship Program

 

Stichting Fulbright Commission the Netherlands

Nieuwezijds Voorburgwal 19

1012 RC Amsterdam

Kvk: 68278195

Inleiding

 

De stichting Fulbright Commission the Netherlands, hierna ‘Fulbright Commission’, bevordert wederzijds begrip tussen Nederlandse en Amerikaanse staatsburgers. Daartoe voert de Fulbright Commission een aantal programma’s uit, waaronder het Campus Scholarship Program, dat havo en vwo eindexamen kandidaten in staat stelt een jaar te studeren aan een Amerikaanse campusuniversiteit.

 

De Fulbright Commission verwerkt, als verwerkingsverantwoordelijke, persoonsgegevens in het kader van het Campus Scholarship Program.

 

Persoonsgegevens is alle informatie die direct over jou gaat, of naar jou te herleiden is. ‘Verwerken’ is eigenlijk alles wat je met die informatie kunt doen, zoals het verzamelen, opslaan en verwijderen daarvan. Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming.

 

In deze privacyverklaring Campus Scholarship Program (‘Privacyverklaring’) leggen wij uit hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens als je je aanmeldt voor het Campus Scholarship Program en als je aan dit programma deelneemt.

 

Lees deze privacyverklaring zorgvuldig door.

 

Ben je een gezinslid van een (kandidaat-)deelnemer aan het Campus Scholarship Program? Zie: ‘E. Gezinsleden’ van deze Privacyverklaring.

 

Als je vragen of een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via e-mail: csp@fulbright.nl of per post Fulbright Commission the Netherlands, Nieuwezijds Voorburgwal 19, 1012 RC Amsterdam, t.a.v. Privacy officer.

 

A. SELECTIEPROCEDURE

 

Als je je aanmeldt via de website dan vragen wij je om ons aanmeldformulier in te vullen en een aantal bijlagen toe te sturen. Ook ontvangen wij, op jouw verzoek, jouw cijferlijsten en Copy of Report van jouw school en referenties van jouw referenten.

 

De Fulbright Commission verwerkt de persoonsgegevens uit deze informatie voor onze selectieprocedure (‘gerechtvaardigd belang’) en meer specifiek voor de volgende doelen:

 

  1. jouw aanmelding voor deelname aan het Campus Scholarship Program te beoordelen;
  2. contact met jou en/of jouw ouders op te kunnen nemen om selectiegesprekken in te plannen en om je op de hoogte te houden van het verloop en de uitkomst van de selectieprocedure;
  3. contact op te nemen met door jou opgegeven referenten en referenties na te gaan; en
  4. het voeren van een deugdelijke administratie over onze selectieprocedure.

 

Meer informatie over deze verwerking van jouw persoonsgegevens in ons aanvraagdossier op grond van gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f Algemene verordening gegevensbescherming (‘AVG’)) kun je hieronder vinden.

 

Een toelichting op de categorieën persoonsgegevens tref je aan in Bijlage 1 van deze Privacyverklaring.

 

Categorie persoonsgegevens

 

Doel Bron
Contactgegevens 1, 2, 3, 4 Kandidaat

 

Identificatiegegevens 1, 4 Kandidaat

 

Persoonlijke kenmerken

 

 

1, 3, 4 Kandidaat, Referenten, Testorganisatie
Gezinssamenstelling 1, 4 Kandidaat

 

Gegevens over opleiding 1, 3, 4 Kandidaat, School kandidaat

 

Gegevens over werkervaring

 

1, 3, 4 Kandidaat
Gegevens over vrijetijdsbesteding en interesses

 

1, 3, 4 Kandidaat
Gegevens over budget 1, 4 Kandidaat

B. DEELNAME PROGRAMMA

 

Als je wordt geselecteerd voor het Campus Scholarship Program en je besluit om je definitief aan te melden dan sluit de Fulbright Commission een Deelnameovereenkomst met jou en met jouw ouders waarin we afspraken maken over jouw deelname aan het Campus Scholarship Program. Op grond van de Deelnameovereenkomst voert de Fulbright Commission de volgende activiteiten uit:

 

  1. algemene informatievoorziening aan deelnemer en ouders;
  2. vinden van plaatsings- en beursmogelijkheden;
  3. ondersteuning bij aanmelding en tijdens de plaatsingsprocedure;
  4. ondersteuning tijdens verblijf;
  5. verstrekken deelnamebewijs; en
  6. inning deelnamekosten.

 

Om deze Deelnameovereenkomst uit te kunnen voeren, verwerken wij de hieronder opgenomen categorieën persoonsgegevens. De grondslag voor deze verwerkingen is art. 6 lid 1 sub b AVG (‘uitvoeren van een overeenkomst’).

 

Categorie persoonsgegevens

 

Doel

 

 

Bron
Contactgegevens 1 t/m 6

 

Kandidaat

 

Identificatiegegevens 1 t/m 4

 

Kandidaat

 

Persoonlijke kenmerken

 

 

1 t/m 4

 

Kandidaat, Referenten, Testorganisatie
Gezinssamenstelling 2,3 Kandidaat
Gegevens over opleiding 2,3

 

Kandidaat, School kandidaat

 

Gegevens over werkervaring

 

2,3 Kandidaat
Gegevens over vrijetijdsbesteding en interesses

 

2,3

 

Kandidaat
Gegevens over budget 2,3

 

Kandidaat, Ouders kandidaat
Financiële informatie

 

 

2,3 Kandidaat, Ouders kandidaat
Programma informatie 1 t/m 5

 

Kandidaat, Amerikaanse universiteit

 

Visuminformatie

 

3 Kandidaat, Amerikaanse universiteit

 

Zoals volgt uit de Deelnameovereenkomst is deelname aan het programma alleen mogelijk als je tijdig alle benodigde formulieren, volledig ingevuld en ondertekend, bij de Fulbright Commission aanlevert. Het niet tijdig aanleveren van gegevens kan tot vertraging van jouw aanmelding en de aanmelding van anderen bij een Amerikaanse universiteit leiden. Lever je bepaalde informatie niet of niet volledig aan dan kan dit ertoe leiden dat geen aanbieding van Amerikaanse universiteiten kan worden verkregen of dat je niet kan worden geplaatst.

 

Daarnaast kunnen wij jouw persoonsgegevens verwerken waar dat nodig is voor onze hieronder genoemde gerechtvaardigde belangen:

 

  1. het voeren van een deugdelijke administratie van de deelname aan het programma;
  2. verbetering van onze dienstverlening;
  3. het bijhouden van een deelnemersarchief;
  4. het afhandelen van vragen of klachten; en
  5. het bepalen en verdedigen van onze positie c.q. rechten in het geval van een geschil.

 

of wanneer die verwerking noodzakelijk is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (art. 6 lid 1 sub c AVG).

 

Gezondheidsformulier

Wij zullen je vragen om uitdrukkelijke toestemming (artikel 6 lid 1 sub a en artikel 9 lid 2 sub a AVG) om informatie over jouw gezondheid te verwerken zodat wij daarmee rekening kunnen houden bij de selectie van de Amerikaanse universiteiten die wij aan jou voorstellen, de Amerikaanse universiteit in de gelegenheid te stellen om voorzieningen te treffen waar nodig en wij hiermee rekening kunnen houden in de ondersteuning tijdens jouw verblijf.

 

Als je toestemming geeft voor de verwerking van deze gegevens dan heb je het recht om deze toestemming te allen tijde weer in te trekken. De Fulbright Commission zal deze gegevens dan vernietigen. Wij wijzen er op dat als wij deze gegevens niet (langer) kunnen verwerken dit invloed kan hebben op de selectie van voor jou geschikte universiteiten en op de wijze waarop wij ondersteuning kunnen bieden tijdens jouw verblijf in de Verenigde Staten. Verwerkingen die hebben plaatsgevonden voordat je jouw toestemming intrekt blijven rechtmatig.

 

Foto’s

Na jouw selectie organiseren wij een oriëntatiebijeenkomst en enkele vervolgbijeenkomsten. Bij aanvang van die (en andere) evenementen vragen wij altijd om toestemming om foto’s te mogen maken. Wij treffen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat er geen foto’s van je worden genomen als je dat niet wenst.

 

 

C. ALUMNI PROGRAMMA

 

Na jouw deelname ben je een Alumna/nus van het Campus Scholarship Program en verwerkt de Fulbright Commission jouw contactgegevens om met jou in contact te blijven en je uit te nodigen voor voorlichtingen en alumni evenementen (‘gerechtvaardigd belang’).

 

Als je niet wil dat wij jouw contactgegevens verwerken voor onze alumniactiviteiten dan kun je dit aangeven via de opt-out in de Deelnameovereenkomst. Je kunt ook op ieder later moment bezwaar maken tegen het gebruik van jouw contactgegevens voor deze activiteiten door middel van de opt-out in onze elektronische correspondentie of door een e-mail te sturen aan: csp@fulbright.nl. Wij zullen jouw gegevens dan niet meer voor dit doel gebruiken.

 

Als je hiervoor toestemming geeft (artikel 6 lid 1 sub a AVG) dan kunnen wij jouw contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer) delen met huidige en toekomstige deelnemers aan het Campus Scholarship Program zodat zij contact met jou kunnen opnemen en kunnen leren van jouw ervaringen. Deze toestemming kun je te allen tijde weer in te trekken door een e-mail te sturen aan: csp@fulbright.nl. Verwerkingen die hebben plaatsgevonden voor de intrekking van jouw toestemming blijven rechtmatig.

 

D. GEZINSLEDEN

 

Wij verwerken contactgegevens en budgetinformatie van de ouders en informatie over de gezinssamenstelling van (kandidaat-)deelnemers aan het Campus Scholarship Program omdat dit noodzakelijk is voor:

 

  1. het inschatten van de toelatingskansen van de kandidaat en de organisatie van de selectieprocedure (‘gerechtvaardigd belang’ Fulbright en de kandidaat); en
  2. de uitvoering van de Deelnameovereenkomst die met de deelnemer en zijn/haar ouders wordt gesloten (‘uitvoeren overeenkomst’ dan wel voor zover het om personen gaat die geen partij zijn bij deze overeenkomst, ‘gerechtvaardigd belang’ Fulbright en de deelnemer).

 

Om aanvragen voor beurzen en/of kostenreductie bij Amerikaanse universiteiten te kunnen doen, hebben wij tevens financiële informatie van de ouders nodig zoals gegevens over (gezins)inkomen, spaargeld en andere bezittingen, uitgaven en financiële bijzonderheden. Tevens kan het nodig zijn om bij de aanvraag een kopie bankafschrift te overleggen. Zoals hieronder onder H. besproken wordt deze financiële informatie bij terugkeer van de deelnemer uit het dossier verwijderd.

 

De hieronder opgenomen informatie is ook van toepassing op (de persoonsgegevens van) gezinsleden van de (kandidaat-)deelnemer.

 

E. ONTVANGERS

 

Binnen de Fulbright Commission krijgen uitsluitend die personen toegang tot jouw persoonsgegevens die die gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie.

 

Tijdens de selectieprocedure deelt de Fulbright Commission jouw aanvraag met externe leden van de selectiecommissie. Dit kan bijvoorbeeld een Amerikaanse student zijn die in Nederland studeert. De Fulbright Commission sluit met die externe leden een geheimhoudingsovereenkomst.

 

Tijdens jouw deelname aan het Campus Scholarship Program deelt de Fulbright Commission jouw persoonsgegevens met Amerikaanse universiteiten om jouw plaatsing bij een Amerikaanse universiteit te realiseren en de universiteit in staat te stellen om jou academische en persoonlijke begeleiding te bieden tijdens je verblijf.

 

Verder delen wij jouw persoonsgegevens met verwerkers die namens ons persoonsgegevens verwerken, zoals onze cloud provider/IT dienstverlener, en met externe adviseurs, zoals advocaten of fiscalisten, toezichthouders en/of de rechter om rechten vast te stellen of ter verdediging van of tegen claims. De Fulbright Commission heeft een verwerkerssovereenkomst met al deze partijen.

 

Jouw persoonsgegevens worden nooit verkocht aan derden. Evenmin worden zij ter beschikking gesteld aan de media. Indien journalisten verzoeken in contact te komen met (ex-)deelnemers aan de programma’s van de Fulbright Commission, dan verstrekt de Fulbright Commission alleen gegevens na voorafgaande toestemming van die (ex-)deelnemer. In de regel zullen wij de (ex-)deelnemer echter vragen om zelf contact op te nemen met de journalist.

 

F. DOORGIFTE

 

Voor de doorgifte van jouw persoonsgegevens naar de Verenigde Staten nemen wij maatregelen om te voldoen aan de vereisten van de AVG. Een voorbeeld van een instrument voor het doorgeven van persoonsgegevens naar de Verenigde Staten zijn modelcontracten die door Europese Commissie zijn goedgekeurd. Deze modelcontracten kun je raadplegen op de website van de Europese Commissie (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en).

 

G. BEWAREN VAN PERSOONSGEGEVENS

 

Intrekken aanmelding

Als je besluit om jouw aanvraag in te trekken dan bewaren wij jouw contactgegevens en jouw verzoek tot intrekking voor het geval je in de toekomst een nieuw deelnameverzoek aan een Fulbright programma doet. Jouw aanvraagdossier wordt verwijderd.

 

Aanmelding niet succesvol

Als je niet wordt geselecteerd dan bewaren wij jouw contactgegevens voor het geval je in de toekomst een nieuw deelnameverzoek aan een Fulbright programma doet. Jouw aanvraagdossier bewaren wij gedurende één jaar.

 

Aanmelding succesvol

Na jouw terugkeer uit de Verenigde Staten vernietigen wij de volgende gegevens: financiële gegevens (zie hiervoor onder E.), gegevens over gezondheid en kopie paspoort.

 

De rest van jouw dossier bewaren wij na jouw terugkeer nog twee jaar behoudens voor zover er een langere wettelijke bewaartermijn van toepassing is of voor zover het gaat om:

 

  1. jouw naam, geboortedatum en vervolgopleiding (deelnemersarchief),
  2. jouw contactgegevens (Alumni Programma, tenzij je gebruik maakt van de opt-out, en voor kennismaking nieuwe deelnemers als je daar toestemming voor hebt gegeven).

 

Wij kunnen persoonsgegevens langer bewaren dan de hierboven opgenomen termijnen indien dit noodzakelijk is in verband met een lopende procedure of een (dreigend) geschil.

 

H. ARCHIVERING VOOR WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK

 

De volgende gegevens uit jouw dossier worden gedoneerd aan het archief van het Roosevelt Institute for American Studies (‘RIAS’) in Middelburg met het oog op wetenschappelijk onderzoek (‘gerechtvaardigd belang’ RIAS):

 

  1. Aanmeldingsformulier, essay, vragenlijst ouders
  2. Contract
  3. Application for undergraduate admission
  4. Referentiebrieven
  5. Cijferlijsten
  6. Testscores
  7. Aanbiedingen van universiteiten en toelatingsbrieven
  8. Kopie diploma
  9. Informatie over studieprestaties aan Amerikaanse universiteit.

 

Met RIAS is een overeenkomst gesloten waarin is vastgelegd dat de privacy van de gegevens van levende personen door RIAS gegarandeerd wordt. Publicatie van persoonsgegevens van deelnemers in het kader van dergelijk wetenschappelijk of historisch onderzoek, zal alleen plaatsvinden na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

 

I. JOUW RECHTEN

 

Je hebt het recht om de Fulbright Commission te verzoeken om inzage in jouw persoonsgegevens (‘inzagerecht’) of om deze te corrigeren of aan te vullen als deze onjuist of onvolledig zijn (‘recht op rectificatie’).

 

Onder omstandigheden kun je ons ook verzoeken om:

 

  1. jouw persoonsgegevens te wissen (‘recht op vergetelheid’) bijvoorbeeld als je een door jou eerder gegeven toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking is;
  2. de verwerking daarvan te beperken (‘recht op beperking’); of
  3. om gebruik te maken van het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

 

Het recht op gegevensoverdraagbaarheid geldt alleen voor gegevens die de Fulbright Commission van jou heeft ontvangen en als de Fulbright Commission die gegevens digitaal verwerkt omdat je daarvoor toestemming hebt gegeven of om een overeenkomst met jou uit te voeren.

 

Je kunt voorts bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens op grond van gerechtvaardigd belang vanwege met jouw specifieke situatie verband houdende redenen of wanneer wij die persoonsgegevens gebruiken ten behoeve van direct marketing.

 

De Fulbright Commission wijst er op dat de hiervoor genoemde rechten uit de AVG niet absoluut zijn. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin wij niet (volledig) aan jouw verzoek voldoen bijvoorbeeld omdat er een uitzonderingsgrond uit de AVG of uit de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing is. Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan een situatie dat een beperking van jouw recht nodig is om de rechten en vrijheden van anderen, waaronder de Fulbright Commission, te beschermen.

 

Je kunt een verzoek om jouw rechten uit te oefenen sturen naar csp@fulbright.nl of per post Fulbright Commission the Netherlands, Nieuwezijds Voorburgwal 19, 1012 RC Amsterdam, ter attentie van Privacy officer. Wij kunnen je om aanvullend bewijs van jouw identiteit vragen om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan. Dit ter bescherming van jouw privacy.

 

Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder voor gegevensbescherming als je van mening bent dat wij jouw persoonsgegevens niet overeenkomstig de AVG verwerken.

 

In Nederland is de toezichthouder voor gegevensbescherming:

Autoriteit Persoonsgegevens

Website: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Postadres: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag

 

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wij zullen je op de hoogte brengen van substantiële of wezenlijke veranderingen. De meest recente versie van deze Privacyverklaring is tevens beschikbaar op www.fulbright.nl

BIJLAGE 1 – TOELICHTING CATEGORIEËN PERSOONSGEGEVENS

 

Hieronder tref je een toelichting aan op de categorieën persoonsgegevens:

Contactgegevens

 

 

Identificatiegegevens

 

 

Persoonlijke kenmerken

 

 

 

 


Gezinssamenstelling

 

 

 


Gegevens over opleiding

 

 

Gegevens over werkervaring

 

Gegevens over vrijetijdsbesteding/interesses

 

Gegevens over budget

 

 

 

Financiële informatie

 

 

 

Programma informatie 

 

 

 

 

 

 


Visuminformatie

Naam, adres, geslacht, adres, e-mail, telefoonnummer en andere relevante contactgegevens.

 

Naam, adres, e-mail, telefoonnummer, geslacht, nationaliteit, geboortedatum en geboorteplaats en (bij deelname) kopie paspoort.

 

Persoonlijke kenmerken voor zover deze relevant zijn voor de selectie en inschatting van toelatingskansen, plaatsing bij een Amerikaanse universiteit en het verkrijgen van een beurs/kostenreductie, bijvoorbeeld: karakter, ambitie, motivatie, testscores, referenties, erkenningen en onderscheidingen.

 

Informatie voor zover deze relevant is voor de plaatsing en kans op een beurs en/of kostenreductie bij een Amerikaanse universiteit, bijvoorbeeld: samenstelling van het gezin en of er gezinsleden zijn die Fulbright alumni zijn of in het buitenland hebben gestudeerd.

 

Bezochte scholen, het opleidingsniveau, uitdraai van cijfers en testscores, kopie diploma en eindcijferlijst, in de VS behaalde cijfers, vervolgopleiding.

 

Informatie over bijbaantjes (functie, werkgever, data).

 

Hobby’s, (buitenschoolse) activiteiten.

 

Budgetinformatie deelnemers/ouders voor deelname aan programma en (bij deelname) informatie over de kosten van Amerikaanse universiteiten waar de deelnemer is aangemeld en de hoogte van toegekende studiebeurzen.

 

Financiële gegevens van de ouders, waaronder gegevens over (gezins)inkomen, spaargeld en andere bezittingen, uitgaven, financiële bijzonderheden, kopie bankafschrift spaarrekening.

 

Informatie over de deelname van de kandidaat aan het programma, zoals studiewensen en voorkeuren voor een Amerikaanse universiteit, toelatingen en afwijzingen bij Amerikaanse universiteiten en toegekende beurzen, de Amerikaanse universiteit waar deelnemer naartoe gaat, gegevens over verblijf Verenigde Staten, informatie over naleving van de regels van de Amerikaanse universiteit, eventuele waarschuwing of schorsing universiteit, deelnameformulier.

 

Visumdocumentatie voor deelnemer van Amerikaanse universiteit.